Die Sache mit den vergessenen Geburtstagen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ärgert Josefine Köhler noch immer. „Ich hatte mir während meiner Elternzeit zu Hause extra einen Zettel mit allen Daten an die Kaffeemaschine geklebt und am Ende doch vergessen, meinen Leuten zu gratulieren“, erzählt die Leiterin der Arbeitsgruppe „Finanzwesen“. „Das passiert mir nicht noch einmal.“ Seit nunmehr vier Jahren ist die 39-Jährige am Institut, vorher war sie in einer ähnlichen Funktion in einem Chemie-Unternehmen in Goslar beschäftigt. Und ihre Arbeitsgruppe, das bekräftigt sie immer wieder, ist für sie wie eine zweite Familie. „Ich schenke allen viel Vertrauen, öffne mich auch bei privaten Themen und zeige Verständnis für die Belange meiner Gruppe“, sagt sie. „Im Gegenzug erwarte ich, dass alle bei uns mitziehen, die Ärmel hochkrempeln und Spaß an dem haben, was sie hier machen.“

Mitziehen, Ärmel hochkrempeln und Spaß an der Arbeit haben, dieser Dreiklang beschreibt gut, wie auch die 39-Jährige selbst ihre Aufgaben angeht. Schwierige Rahmenbedingungen wie die stark steigenden Personal- und Energiekosten, höhere Ausgaben für den Erhalt und Betrieb der Infrastruktur sowie sinkende Zuwendungen für das IPK schreckten sie nicht ab, sondern stachelten eher ihren Ehrgeiz an, sagte sie. Es gehe darum, vorhandene Spielräume zu nutzen, um für alle gute Lösungen zu finden. „Natürlich ist das Korsett enger geworden, aber ich versuche, es wieder ein Stück weit im Sinne des Instituts zu öffnen.“ Wie in der Abteilung „Physiologie und Zellbiologie“ von Nicolaus von Wirén.

Dort war im Haushalt des IPK die Anschaffung eines neuen Gerätes eingeplant, dann fiel aber auch ein zweites aus. Also wurde alles über einen „internen“ Kredit geregelt. „Natürlich muss eigentlich alles durch den Haushalt gedeckt sein, in solchen Fällen muss man allerdings auch mal neue Wege gehen“, sagt die Arbeitsgruppenleiterin. „Für mich hatte absoluten Vorrang, dass die Abteilung ihren Innovationsvorsprung erhalten konnte.“ Aber auch die Planungen für die Modernisierung der Teilsammlungen Nord, die zwischenzeitlich stockten, kommen voran. „Ich habe immer dran geglaubt, dass es klappt, aber es ist wichtig, an solchen Projekten auch konsequent dranzubleiben.“

Auch wenn sie dem Finanzwesen treu geblieben ist, so sind die Unterschiede zur Arbeit in einem Wirtschaftsunternehmen doch beträchtlich. Dort stehe stets die Frage im Zentrum: Wie kann ich mit meinen Produkten am besten Gewinn machen? „Bei einem Institut wie dem IPK ist die Summe, die zur Verfügung steht, ja meist vorab klar. Hier geht es primär darum, unterschiedlichste Bedürfnisse möglichst gut zu befriedigen.“ Das gelte für den äußeren Rahmen mit den jeweiligen, rechtlichen Bestimmungen und den Vorgaben der Zuwendungsgeber. Das gelte aber auch innerhalb des Instituts mit den Wünschen der Wissenschaft, der Verwaltung und des Direktoriums. Und dabei gibt es natürlich stets Überraschungen, Risiken und andere Unwägbarkeiten. „In einem Jahr haben wir Geld eingestellt für Weiterbildungen, die Nachfrage ist jedoch gering. Dafür fallen plötzlich mehrere Reparaturen in der Technik an. Also müssen wir Mittel umschichten“, erklärt Josefine Köhler. „Da ist man dann schon ein wenig Finanzjongleur.“

Die Verwaltung sieht Josefine Köhler in der Rolle des Dienstleisters, bei dem alle Räder möglichst gut geölt ineinandergreifen sollten. „Nur so können wir am IPK ein Vorreiter für innovative Lösungen sein“, ist sie überzeugt. Und innovative Lösungen voranzutreiben, ist eine der Sachen, die sich die Arbeitsgruppenleiterin auf die Fahnen geschrieben hat. Etwa bei der Digitalisierung: Aus Mitteln des Corona-Hilfsfonds des Landes, mit dessen Hilfe die Resilienz im Pandemiefall erhöht werden soll, kann das IPK u.a. einen Projektmanager für die Digitalisierung finanzieren, der Ende des Jahres seine Arbeit am Institut aufnimmt. Ziel ist unter anderem die Erhöhung der Bandbreite, die Einrichtung einer virtuellen Telefonanlage und ein Upgrade für das Verwaltungssystem ERP. „All das wird uns neue Möglichkeiten eröffnen“, sagt Josefine Köhler. „Und solche Ziele zu erreichen, das motiviert mich und treibt mich bei meiner Arbeit an. Die Belange des IPK stehen dabei für mich ganz oben, und ich versuche immer, praktikable Lösungen zu finden“, betont die Arbeitsgruppenleiterin.

Und wenn es mal nicht so läuft, wie sie es sich vorstellt? „Grundsätzlich will ich alle Dinge verstehen und nie das Ziel aus den Augen verlieren. Deshalb frage ich durchaus hart nach und reagiere auch einmal impulsiv, wenn mir jemand eine Sache nicht plausibel erklären kann oder das Ziel aus den Augen verliert.“ Heute geht sie in solche Gespräche aber auch selbstbewusster als vor vier Jahren. „Zu Beginn meiner Zeit habe ich die Finanzplanung des IPK neu aufgesetzt. Mit so einer Umstellung macht man sich nicht nur Freunde, benötigt aber eigentlich zwingend das Verständnis und die Disziplin der Kolleginnen und Kollegen“, sagt die 39-Jährige. Erschwerend kam damals hinzu, dass sie sich auch im Direktorium erst eine gewissen Anerkennung und einen gewissen Respekt erarbeiten musste. „Das war für mich schon eine herausfordernde Zeit, aber ich bin froh, dass das Institut heute von den Strukturen profitiert.“

Einfach einmal abzuschalten und auch die Arbeit vergessen, das räumt Josefine Köhler ein, falle ihr aber auch heute schwer. Zu sehr hängt sie an ihrer Arbeitsgruppe und identifiziert sich mit dem Institut. „Wir sind zwar nicht verheiratet, aber vielleicht verlobt“, schmunzelt die 39-Jährige, die mit ihrem Mann und den beiden Kindern in Gatersleben wohnt.

Bleibt nur noch die Sache mit den Geburtstagen. Im Dezember und Januar stehen wieder zwei im „Finanzwesen“ an. Und dieses Mal sollte es klappen mit den Glückwünschen der Chefin.